Amikor egy kollégám, ismerősöm egy fontos prezentációt, tréninget vagy megbeszélést tart, utána mindig az az első kérdésem:
Hogy érezted magad?
Ha az esemény gazdája jól érezte magát, nagy valószínűséggel a többi résztvevő is osztotta ezt a lendületet, érzést és ők is pozitívan értékelik.
Néha (?) egy megbeszélés nagyon lényeges eredményre tud jutni, de ezt mégsem viszi haza senki.
Nem azt mondom, hogy az érzés mindenek felett áll egy üzleti közegben, de abban biztosak lehetünk, hogy rengeteg történésre és teljesítményre hatással van. Létezik olyan, hogy energetika és olyan is, hogy flow.
Ha az ember részt vesz egy unalmas, monoton, feszült és lélektelen eseményen, ráadásul teljesen passzívan (vagy stresszben), ezt a fásultságot, tompaságot és nyomottságot viszi tovább a következő feladataiba, aktivitásába is, nem beszélve róla, ha ezek a megbeszélések rendszeresek. Az meg maga a hatékonyság ellensége és a pazarlás netovábbja, ha a munkatársak többsége majdnem az egész hetét ilyen rendszeres és lehúzó tömegrendezvényen tölti. Akkor esélye sincs már valamiben elmélyedni, lelkesedni, fókuszálni a sok content switch miatt, és mások céljait se lesz képes támogatni, hiszen az összes maradék energiáját és önérzetét megfeszülten a saját vélt vagy valós érdekeinek az átmentésére fogja szánni.
Akkor hogyan?
Légy jelen
És vond be a többieket is! Ismered a szót, jégtörés? Ez nem csak valami újkori, de már-már szintén monottonná vált facilitátori mánia. Pszichológiai tényező, hogy a szereplők akkor érkeznek meg a találkozóra igazán és onnantól érzik csak sajátjuknak a problémát, ha megszólaltak és valamit, ami saját ötletük, történetük, érdekük behozhatnak az egészbe. Enélkül csak tompa hallgatóság marad, aki munkaköri kötelességét könyveli a timelog rendszerbe.
És ha tied (a témádé) a bevonódás, figyelem, tartsd is fent! Teljes jelenléted, aktív figyelmed, nyitottságod szükséges ahhoz, hogy az összes jelenlévő rezdülését és tudatát érzékeld és a problémára fókuszáld.
Nem én fogom megmondani, milyen prezentációt, interaktív tevékenységet tudsz használni, hogy változatos, érdekes, élvezetes vagy provokatív legyél. Nagy irodalma van a témának, de saját tapasztalatom, hogy a saját kreativitás és stílus a leghitelesebb. Ne legyél unalmas, akkor használj prezit, ha az hozzáad a mondandódhoz, és ha a produkciód nem a slide-on olvasható (akkor olcsóbb egy emailt kiküldened!) Néha elég csak felugrani és rajzolni két színes nyilat...ha ez ad többet és húzza be az érdeklődést és a megoldást, és lehet forgatni a facilitátorkodást is, hogy ne legyen gyomorrontásunk senki hangjától, fejétől mert egész héten mindent ő vezet...
És igen. Olyan létszámú meetinget kell összehívni, ahol aktívan lehet tartani a résztvevőket és egy ember-munkaperc se megy a levesbe.
Olvastam egyszer egy legendát Steve Jobsról, amihez sehol se találom a referenciát - de ez nem tart vissza a post írástól - kérem, aki tud hivatkozást adni, küldje el. (Az ismert tény, hogy kiforrott elvei elterjedtek a hatékony értekezletekről, tehát valószínű tényleg olvastam a következőt!) Egyszer egy reggeli meetingen hirtelen rámutatott egy második sorban ülő hölgyre és megkérdezte, hogy ő miért van itt, mi érdekli, mit hozott a probléma megoldására…mivel szegény zavarában nem tudott válaszolni, a híres/hírhedt főnök nyilvános döntése az lett, hogy aznap bocsássák el a hölgy felettesét (mindezt anélkül, hogy kiderült volna kiről van szó és ki küldte oda). Hm. Hát elég véres…remélem az üzenetet érjük legalább 🙂
Természetesen függ a megbeszélés céljától is a létszám, de ismerni kell a lehetőségeket. Amikor iskolába jártunk, voltak frontális óráink (történelem, irodalom, földrajz stb) Célja a tudásátadás volt, egész osztályléfoldottszámmal, 30-40 diák. Ezek voltak a lapítós órák. Lapítók kontra stréberek. Hiába akartak megmozgatni minket, akárhogy erőlködött szegény tanár, egy emberre átlag maximum egy mondat jutott.
Azok a tanórák, ahol készségeket fejlesztettünk (nyelv, matek), ahol az agyunkat, kreativitásunkat edzettük, mind kiscsoportba voltak szervezve. Max 15 fő (de scrum hitűként 10et ajánlok), ezeken az alkalmokon oldottabb volt a légkör, pörögtek a párbeszédek, gyakorlatok és kreatív megoldások születtek. Ha ezt várod a csapatodtól, teremts erre körülményeket!
Természetesen van értelme az info vagy gondolat átadásnak is. Ilyenkor lehet összehívni sok embert, de számoljunk ennek a költségével és mindig legyünk tudatában, hogy miért szükséges a személyes jelenlét, miért biztosabb módszer ez, mint egy email vagy egy video. Pl táncos performance-t akarsz nyomni üres agenda pontok helyett, vagy személyiséged és retorikád olyan inspiráló, provokatív hatással lesz a többiekre, ami nyomot hagy bennük…esetleg olyan jelentős pontjához ért a szervezet, hogy jelentősége van személyed tömeg elé állításának. Minden esetre számolj azzal az online tényezővel, hogy az emberek fele, amint meglát egy ppt-t, reflexből feláll és bekapcsolja a mikrohullámú sütőjét 🙂
És ha már iskola: a fentebb hivatkozott sztármenedzserekkel és a legtöbb magasvezetői pozícióban lévő ismerősömmel nem értek egyet a meetingek időhosszának fél órában való maximalizálásában. Természetesen ez azért is lehet, mert jelenleg nem a gyors döntéshozatal és a mennyiségi problémamegoldás a fő küldetésem, hanem a megértést-, megoldás keresést-, az operatív tervezést igyekszem támogatni. Lehet ugyan hatékony fél óra alatt egy megbeszélés, feltételezve, hogy mind a kérdés, mind a megoldási javaslatok elő vannak készítve és ismertek vagy gyorsan megoszthatóak. Az agyunknak, pszichénknek viszont 45 percre van szüksége, hogy egy-egy témába megérkezzünk, elmélyedjünk, a beszélgető társunkra hangolódjunk. Szükségünk van becsúszásra, irányválasztásra, felvázolásra, gondolkozásra, konklúzióra, action planre és levezetésre is! Ezért 45 percesek minimum szerte a világon a tanórák, magánórák, segítő beszélgetések stb…ha tovább maradunk, már veszíteni fogunk a fókuszból, elkezdjük ismételni magunkat, körbejárni, összezavarodni, elfáradni. Egyetemistáknak és hasonló terhelhetőségű agyvelőknek ideális lehet a 2*45 perc. Másfél óra mélyebb vagy több téma kibontására, workshopra, nagyobb anyag legyártására alkalmas. Aki másfél óránként nem tart szünetet, az pedig hazudik vagy szeret másokat kínozni 🙂
Státusz meetingek. Felejtsd el! Lélek, energia és idő gyilkos szokás. Nagyon elterjedt szokás, tudom. De gondolj bele, kinek van erre szüksége. Akinek riportálnak, annak van egy felelősségi köre-. Át akarja látni, kontrollálni mi történik a területén. De a státusz meetinggel valójában átnyomja a felelősséget és a nyomasztást a többiekre és az összköltség sokkal nagyobb, mintha elolvasná a riportokat és utánakérdezne. Neki kell kreatívnak, elérhetőnek, tudatosnak lenni, hogy lássa mi történik. Az, hogy hetente meghallgatja egymást 10-20-30-40+ ember, “haladtam a feladatommal” az csak önbecsapás és nem a csapat kohéziót táplálja. Senki nem fogja bevallani annyi idegen előtt, ha elakadt. Senkit nem érdekel más min szenved…és ettől nem lesz termék tudatos a csapat, mert bevonódva sincs és a lényeg, az összefüggés és progress sincs kiemelve. Ha egy excel, vagy board adja a státuszod vezérfonalát, gondold át, hogy ehhez minek meeting és minek minden érintett részvétele. Vannak jó, korszerű és bevált módszerek, daily stand up, közös demó vagy retró elkészítése…de az mind csapatmunka, önreflexió, tudatosítás és nem státusz. Ez több és az értéket is teremt, nem csak a vezető számára. Te pedig menj, go to Gemba, legyél, gondolkozz a csapatoddal vagy alkalmazz tehetséges managereket és bízz meg bennük, kérdezd őket jól és akkor tudni fogod hol tartanak.
Végül, de nem utolsó sorban, a meetingelés minősége egyáltalán nem csak a facilitátor vagy vezető felelőssége. Mindig győződj meg, hogy ki miért érkezett, kinek érték ez az összejövetel. Aki kezdeményezte a beszélgetést, annak adj teret, hogy kibonthassa a kérdését, problémáját, ne lopd el a showt. Ha a műsorvezető energiája, lelkesedése lankad, adj neki vissza energiát, legyél vicces, kedves és támogató. Voltatok már olyan meetingen, ahol csak 2 vagy 3 ember, de bevonódott? Éreztétek ahogy átragad a lelkesedés, nyitottság és azok arca, testbeszéde is jelenlétről árulkodott, akik épp nem beszéltek? Emlékeztek olyan meetingekre, ahol érdekes volt a téma, vagy “aha”-/siker-élménnyel jöttetek ki, vagy ahol felszabadult kreatív közös gondolkodás részesei voltatok? Emlékszel, hogy ment tovább a napod ezután? Hát ilyen szép napot kívánok, és kérlek te is tedd szebbé a napját mindenkinek, ha betévedsz egy meetingre 🙂
Comments