A visszajelzés folyamatos alkalmazása támogatja a folyamatos tanulást, a nyitott gondolkodásmódot, elősegíti az együttműködést és hozzájárul a személyes és kollektív fejlődéshez. Fontos megjegyezni, hogy egy ilyen kultúra kialakítása és fenntartása minden érintettől elkötelezettséget és erőfeszítést igényel, ami csak úgy tud életre kelni, ha mindenki meg tud benne bízni és nem ártanak vele. Lássuk a szabályokat:
A feedbacknek van célja. És ez nem az ítélkezés, személyeskedés, minősítés, hanem valami előremutató megoldás megtalálása, vagy egy jó példa megerősítése, hosszabb távú beépítése. (Például, mi az amit máskor is alkalmazz a prezentációid során és mi az, ami nem ment át a közönségnek, tehát máshogy kéne megközelíteni.)
Engedélyezett. Ha a másik nem nyitott rá és rákényszerítik, a visszajelzés célja és eredménye is megkérdőjelezhető. Bizonyos esetekben talán támogatja az objektivitást és a másokban lecsapódó benyomások megértését, ha több adatot gyűjtenek a vizsgált kérdésről, de ez leginkább akkor korrekt, ha az illető maga kezdeményezi magára, vagy legalább is tud róla. A feedback csak akkor lehet valid, ha szabályos, ezért fontos, hogy az érintett a róla szóló adatgyűjtésbe beleegyezzen. Különben egy besúgó rendszert építünk és spicliket nevelünk, őszinte, egymásra nyitott, problémamegoldó csapat helyett.
Konstruktív. A destruktivitás rombol! Ami épít, az képez valami jövőbeni értéket, megerősíti a már lerakott alapokat. A fentiek reményében kell zajlania a párbeszédnek.
A feedback legyen hiteles. Olyan ember, aki nem szakértője a kérdésnek, nem ismeri a projektet, helyzetet, esetleg jelen se volt a kérdéses eseményen, ahol a kifogásolt/díjazott viselkedéssel találkozhattak, az hogy tudna visszacsatolni rá?
Szemtől szembe adják, pszichológiailag biztonságos légkört teremtve. Aki attól fél, hogy a szemtől szemben adott visszajelzés nem tartalmaz elég negatív kritikát és ezért kell névtelenségbe bújtatni, az gondolkozzon el, hogy mi a célja a kritikával és hogy vajon nem fontosabb-e a kommunikáció és a bizalom fejlesztése, mint az adott tulajdonságé.
A feedback konkrét. Konkrétan érdemes megfogalmazni és specifikálni azt az eseményt, ami a feedbackre késztette kezdeményezőjét és a tényekről beszélgetni. Azt mondjuk el a társunknak, hogy szerintünk milyen hatással lehet a cselekedet a szervezetre, csapatra, ügyfélre ill arra, aki cselekedetét elemezzük. Soha ne jelzőket, általánosításokat soroljunk, mert az ítélezésnek, személyeskedésnek tűnhet, ami mindig negatív hatást szül.
Legyen valós idejű. Minél közelebb zajlik a beszélgetés az eseményhez, annál jobban tudunk kapcsolódni a történtekhez, érzésekhez. Lehetőleg már akkor, amikor megtörténik a dolog mondjuk el, de ha nincs lehetőségünk rögtön beszélni, akkor is jelezzük, hogy szeretnénk hamarosan visszajelzést adni és szervezzük úgy, hogy 1-2 napnál több sose teljen el a beszélgetés és az esemény között.
Ha mégis általános visszatekintést (retrospektívet) tartunk és nem egy konkrét eseményt, viselkedést vizsgálunk meg, akkor ez úgy komfortos, ha egy közösségben mindenki részt vesz benne. Vagy mindenkiről készül felmérés, vagy közösen néznek rá az elmúlt időszakra. Egy nagyon szimpatikus példáról hallottam, ahol a féléves értékelés a csapatban történik. Körbeülnek és a kijelölt személy munkájára vonatkozóan átgondolják az elmúlt időszakot, felemlegetnek jól és kevésbé jól sikerült helyzeteket, megoldásokat és ezután közösen támogatják az illetőt, hogy tudja fejleszteni magát. Egy ilyen csapat valószínű a hétköznapokban is képes hatékonyan, konstruktívan és építően kommunikálni, figyelni egymásra és a személyeskedésről leválasztani a működési gyakorlatokat, értékelni egymás teljesítményét.
Legyen motiváló, tartalmazzon olyan megvalósítható kérést, célt, tervet, amit nyomon lehet követni, aminek pozitív eredményét közösen üdvözölhetjük. Persze előfordulhat, hogy nem tudjuk a megoldást, csak a problémát tárjuk fel, de a nyitottságot, a helyet és lehetőséget meg kell teremteni a folytatáshoz, építkezéshez.
A feedback kommunikáció, ezért legyen róla párbeszéd. Lehetőség szerint adjunk lehetőséget egy mélyebb beszélgetésnek, használjuk az asszertív technikákat, ne ítélkezzünk, "én-üzeneteket" adjunk és tegyünk fel nyitott kérdéseket. Persze vannak rapid feedbackek is, amikor csak gyorsan megköszönjük, kifejezzük elismerésünket, vagy rögtön egy kínos helyzet után visszajelezzük, hogy éreztük, befagyott a levegő és nyitottak lennénk egy beszélgetésre, hogy megértsük mi történhetett.
A visszajelzés jó kimenetele feltételezi, hogy nem akarunk vele ártani senkinek. Csak úgy képezhet értéket, ha jószándékú. Egyszer valaki megkérdezte egy kollégámat, hogy látja a munkám. Azt válaszolta: ha Mariról szeretnénk beszélni, miért nem hívjuk őt is? A visszajelzésés elsőkézből lenne a leghasznosabb számára és rögtön beszélgetni is tudnánk róla. Ha más a célja a felmérésnek, ami nem a hasznára lenne, akkor pedig miért is vennék benne részt. Ennyi :)
Számomra motiváló feedback-kultúra abban nyilvánul meg, hogy a szervezet tagjai teljes mértékben figyelnek egymásra, bíznak egymásban és ezt a bizalmat fenn akarják tartani. Természetesnek veszik, hogy a gondolataikat mások nem láthatják és hogy ezek úgy képeznek értéket, ha megossztják egymással. Egy empirikus, inspiráló közegben az ember késztetést érez, hogy megossza tévedéseit, folyamatosan megvotassák a fejleszthető folyamatokat. Az ilyen szervezet ismertetőjele, ha tisztán és nyíltan kommunikálnak egymással az emberek.
Arról, hogy mire ne használjuk és hogy érdemes értelmezni a feedback/visszajelzés kifejezést, valamint hogyan fejleszthető a chat gpt-vel ez a készséged, itt olvashatsz.
Comments