Timetracking, az örök dilemma a szervezetek életében.
Számonkérés, elszámolhatóság, elszámoltathatóság, kontroll, becslés, árazás, kapacitás…
Valós? Becsapás? Elnagyolt? Pontos? Azt méri, amire kíváncsiak vagyunk?
Konfliktusok, nyomás a vezetőkben, a munkavállalókon, a megrendelőben, a vállalkozóra nézve, mégsem tudjuk elhagyni ezt a mérési egységet. Elsősorban a szoftverfejlesztésben elterjedt az elszámolás mértékegységeként, de a munkaidő optimális kihasználása miatt más iparágakban is megjelenik gyakran az igény is, valamint az ellenállás is az időalapú elszámoltatás felé.
Milyen dilemmákat hordoz magával akár a használata, akár az elhagyása?
Először is az ügyfélnek valahogy előre látni kell, mennyibe fog kerülni a megrendelt áru, ismernie kell ennek a piaci értékét, összehasonlítani más ajánlatokkal. Persze elegendő neki egy intervallum is, de jogos érdeke, hogy a felső határ szerződésbe való rögzítésre kerüljön, és ennek keretein belül kapjon egy működő, jó minőségű és karbantarható terméket.
Másrészt a szakemberek, akik legyártják e terméket általában munkaviszonyban dolgoznak. A munkaviszony és az óra-, vagy teljesítmény alapú megbízás teljesen más természetű jogi viszonyok. Jogos lehet az ellenállás, ha valaki teljes munkaidejét és elköteleződését valaki más cégének szenteli, akkor nem akarja a munkáltató felelősségét magára venni. A munkaadónak kell a munkát megszervezni és munkát biztosítani az alkalmazottainak. Ha a munka mennyisége nem tölti ki a munkaidőt, vagy a menedzsment téves irányítása-, tervezése-, elkapkodott ajánlata során elcsúszik a teljesítés, akkor frusztráció keletkezik a munkavállalóban, amikor az ő napi elszámolásában keresik a hibát. Sokkal jobban megéri jó menedzserekre költeni, akik pontosan átlátják a projekt alakulását és vállalják a felelősséget a csapat tagok napi tevékenységéért, a változásokhoz való alkalmazkodásért. Olyan projektvezetőkre van szükség, akik képesek az embereket motiválni, a tudatos, mérhető és hatékony haladásra módszereket alkalmazni, ezért érdemes számukra ezt a hatáskört biztosítani is.
Emellett a vezetőség bizonytalansága is érthető, szeretné a megbízó felé tett vállalásait megtartani, a munkavállalókra kifizetett költségeket maximális hozammá fordítani, látni melyik projektre milyen arányba költöttek a valóságban. Érthető módon azt is látni szeretnék, hogy a munkaidőt az emberek maximálisan hasznosítani tudják és nem keletkeznek üresjáratok.
Mindhárom oldalról kulcsszó a fenti kapcsolatokban a bizalom. A szerződések jóhiszeműségen, együttműködésen alapulnak, mindenki köteles legjobb tudása szerint és lojálisan eljárni, a kockázatokat jelezni és csökkenteni. A szerződés addig életszerű, - legyen az megbízási vagy munkaszerződés, - amíg mindkét fél jól jár a szerződéses viszony során és nem rajzolódik ki a bizalomvesztés.
A jogi, bizalmi és elszámolhatósági szintek alatt rögtön megjelenik a motiváció szintje. A kreatív munkát gátolja az elaprózott adminisztráció, a folytonos számonkérés, az önállóság és a rugalmasság hiánya. Gyári futószalagnál végzett munkához hasonló légkör teremtődhet olyan környezetben, ahol az egész napi munkaidőről óra pontossággal el kell számolni. Ha az egyéneknek, csapatoknak nem a teljesítményét, hanem a munkaidejét vásárolják meg, az bizony a teljesítmény, minőség és optimalizálás rovására válik.
Nem is beszélve ennek az elszámolásnak a valóságtratalmáról. A munkavállaló mindenképp teljes havi bért kap hónap végén a számlájára. Ő arra szerződött, hogy munkaidőben rendelkezésre áll és legjobb szakmai tudásával jár el. Ha könyveljük a munkaidőt, a dolgozó mindenképp napi 8 órát kényszerül regisztrálni, de ez a típusú teljesítmény teljesen természetellenes. Széleskörű megfigyelések alapján, egy 8 órás munkanapból maximum 6 órát tud valaki ténylegesen termékeny munkára fordítani, hiszen a kreativitáshoz ihlet kell, terv, ritmus, a kollégáknak egymáshoz kell hangolódni. Egy olyan kényszer, hogy mindenképp írják az idejüket ügyfél felé elszámolható feladatokra, az pont, hogy az anarchia és véletlenszerűség felé viszi az adatokat. Nem lehet követni, ki mire és miért könyvelte a kieső időt és a megbeszéléseket vagy minek a rovására egyszerűsített a túlzott adminisztráción.
A fenti visszás eredmény mellett sok szervezetnél tapasztaltam a riportálás felszínességét. Ha mindenki megnyugszik abban, hogy idő alapon követhető a munka menete, úgy a státusz meetingek üressé és hamissá válhatnak. Minden hétfőn reggel (vagy akár naponta) az összes szereplő elmondhatja, hogy “haladtam a feladatommal”, de mivel az eredménynek az elvárásokban nincs tétje, így a blockingok és nem bevált tervezések nem tudnak napvilágra kerülni, nem ad lehetőséget az ésszerű újratervezésre és nem születik meg a tudatosság, fejlődés, optimalizálás.
Olvasd el itt mire érdemes fókuszálnod, hogy feloldd a fenti feszültségeket!
コメント